Charte Mon bureau Pop

Les nouveaux usages collaboratifs sont en pleine évolution et touchent aujourd’hui les espaces de travail avec l’essor des tiers-lieux. Dans le cadre de leurs activités professionnelles, de nombreuses personnes, dont les sociétaires des Banques Populaires, sont à la recherche d’un environnement de travail ponctuel ou de dépannage.

Pour apporter un confort à ses sociétaires dans leurs activités, les Banques Populaires mettent à disposition des espaces de travail au sein de leurs agences. Les sociétaires des Banques Populaires peuvent ainsi utiliser le service Mon bureau Pop pour organiser une séance de travail, un rendez-vous ou une réunion dans les espaces proposés.

Pour faciliter la réservation d’un espace, les Banques Populaires ont mis en place Mon bureau Pop. Cet outil permet aux sociétaires de connaître la disponibilité des espaces proposés par les agences du réseau des Banques Populaires et de les réserver pour leur usage.

Le fonctionnement

Les espaces de travail proposés par les Banques Populaires non occupés sont disponibles à la réservation par les sociétaires. Après inscription sur la plateforme, la réservation en ligne est automatique et n’est pas soumise à la validation par un service de back office.

L’unité de temps de mise à disposition des espaces de travail est la demi-journée, selon les horaires définis par le référent de l’espace, correspondant en général à ceux de l’agence concernée.

L’utilisation des espaces est un service offert gratuitement aux sociétaires des Banques Populaires. L’inscription à ce service et la réservation d’un espace ne peuvent être réalisées que par un sociétaire Banque Populaire. Dans le cas d’un rendez-vous ou d’une réunion, l’utilisateur-sociétaire peut être accompagné de non sociétaires.

Les espaces proposés sont de trois types :

Bureau : un espace pouvant accueillir un maximum de trois personnes,
Coworking : un espace pouvant accueillir un nombre de personnes correspondant à la fiche de présentation de l’espace proposé en ligne et permettant à chacune de ses personnes de travailler en toute autonomie,
Salle de réunion : un espace permettant d’accueillir dans les meilleures conditions les utilisateurs en nombre correspondant à la fiche de présentation de l’espace proposé en ligne.

La liste des équipements et des caractéristiques des espaces proposés est précisée sur leur fiche de présentation. Le mobilier et le matériel doivent être en ordre et en bon état. Le niveau sonore doit être correct et permettre de travailler dans une ambiance calme et propice.

La prise de contact

L’utilisateur est accueilli par un collaborateur Banque Populaire, le référent de l’espace. Lors de cet accueil, le référent vérifie l’identité du sociétaire qui a effectué la réservation et celle des autres utilisateurs éventuels. Il accompagne l’utilisateur jusqu’à l’espace réservé et le cas échéant, lui montre le fonctionnement des équipements mis à disposition dans l’espace. Ces opérations sont nécessaires mais ne doivent pas prendre plus de cinq minutes.
Au terme de l’utilisation de l’espace de travail, l’utilisateur en informe le référent qui vérifie que tout est en ordre.

L’utilisateur

L’utilisation des espaces proposés par les Banques Populaires est réservée à ses sociétaires. Néanmoins, dans le cas d’un rendez-vous ou d’une réunion, le sociétaire peut être accompagné de personnes non sociétaires.
Pour effectuer une réservation sur Mon bureau Pop, le sociétaire doit au préalable s’inscrire au service et renseigner son profil. Il doit également certifier qu’il est bien sociétaire d’une Banque Populaire et accepter le contrôle de son statut de sociétaire par le référent. La vérification de son statut de client du réseau Banque Populaire est effectuée à partir des 9 premiers chiffres de sa carte bancaire lors de la création de son compte.

La réservation d’un espace peut s’effectuer indifféremment à partir de l’application ou du site internet.

L’espace de travail mis à disposition gratuitement est organisé dans un objectif de service. L’utilisation des espaces doit se faire dans le cadre d’un usage tertiaire. Aucune manipulation, expérience, production, construction, démolition, transformation n’est autorisée. Toute consommation de nourriture n’est pas autorisée sauf accord exprès du référent.
L’espace de travail doit être propre et fonctionnel à l’arrivée et l’utilisateur doit le laisser dans le même état en repartant en prenant soin de bien ranger sièges et matériels et jeter, le cas échéant, tout déchet dans la poubelle prévue à cet effet.

Le référent Banque Populaire

Le référent est représenté par un collaborateur de la Banque Populaire qui propose l’espace. Le référent travaille généralement dans l’agence où cet espace est mis à disposition. En son absence, toutes les dispositions doivent être prises pour le remplacer. Les coordonnées (e-mail et numéro de téléphone) inscrites sur la fiche de présentation de l’espace doivent permettre de contacter le référent à tout moment dans l’amplitude horaire indiquée.

En charge de la fiche de présentation de l’espace proposé (description, prises de vues concernant au minimum l’espace, l’entrée et la façade de l’immeuble), le référent sélectionne dans le calendrier les périodes d’occupation des espaces. Il est également tenu d’inscrire les périodes de fermeture de l’entreprise et de non disponibilité.

L’espace de travail doit être en bon état sans détérioration apparente, le mobilier en bon état et cohérent. Le référent prend soin de vérifier que les sièges et le mobilier sont en bon état et bien rangés pour réserver le meilleur accueil.
Lorsque du matériel est mis à la disposition de l’utilisateur, le référent a la charge de vérifier que tout fonctionne et le cas échéant expliquer à l’utilisateur le mode d’emploi et les consignes d’utilisation.
Au départ de l’utilisateur, le référent prend soin de vérifier que tout est en ordre et accompagne celui-ci dans la plus parfaite convivialité.

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